¿Cómo tener más reuniones virtuales efectivas?
En la era digital actual, las reuniones remotas se han convertido en una herramienta esencial para muchas empresas y organizaciones. La tecnología ha hecho posible que las personas se comuniquen y colaboren sin importar dónde se encuentren en el mundo. Sin embargo, llevar a cabo reuniones virtuales efectivas requiere más que simplemente encender la cámara y el micrófono.
En este blog, exploraremos algunos consejos prácticos para lograr el éxito en este tipo de reuniones, desde elegir la herramienta adecuada hasta ser considerado con las zonas horarias y proporcionar instrucciones claras a los asistentes. Si quieres asegurarte de que tus reuniones virtuales sean más productivas y eficientes, ¡sigue leyendo!
Consejos para lograr reuniones virtuales efectivas
Para mejorar la experiencia de tus asistentes, hemos recopilado algunas de las mejores recomendaciones que elevarán a un nivel profesional tus próximas reuniones:
- Selecciona la herramienta de reuniones remotas adecuada para tus necesidades: Elige una plataforma de reuniones que se ajuste a tus necesidades y preferencias. Existen muchas opciones, como Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, Skype, entre otras.
- Proporciona una opción de acceso telefónico: Asegúrate de que la herramienta de reuniones que uses tenga una opción de acceso telefónico, en caso de que alguno de los asistentes tenga dificultades con el audio o la conexión de internet.
- Considera las diferentes zonas horarias: Ten en cuenta las diferentes zonas horarias de los asistentes para programar la reunión en un horario que sea conveniente para todos.
- Evita cancelar o reprogramar en el último minuto: Procura no reprogramar o cancelar una reunión en el último minuto, a menos que sea una emergencia. Esto puede causar inconvenientes y falta de confianza.
- Asegúrate de que todos los asistentes sepan cómo conectarse: Asegúrate de enviar instrucciones claras y detalladas sobre cómo los asistentes se conectarán a la reunión para evitar confusiones y retrasos.
- Elige una ubicación sabiamente: Selecciona una ubicación tranquila y cómoda desde la que puedas participar en la reunión sin distracciones.
- Asegúrate de tener una alternativa de conexión a internet como un teléfono móvil: En caso de que se presente algún problema con tu conexión de internet, es conveniente tener un punto de acceso alternativo, como un teléfono celular con datos móviles.
- Ingresa a la reunión minutos antes: Conéctate a la reunión cinco minutos antes para comprobar que todo funciona correctamente y tener tiempo para resolver cualquier problema técnico que pueda surgir.
- Presenta a todos los asistentes desde el inicio de la reunión: Rompe el hielo e introduce a todos los asistentes para asegurarte que se conozcan y se sientan incluidos en la conversación.
- Silencia cualquier otro sonido que distraiga: Coloca tu móvil en modo avión, presiona el botón mute, cierra las ventanas/puertas o minimiza cualquier sonido de fondo que pueda distraer durante la reunión.
- Evita disculparte en exceso si las personas hablan al mismo tiempo: Si dos o más personas hablan al mismo tiempo, no te disculpes demasiado. Simplemente pide a cada persona que hable por turnos para mantener la claridad y evitar confusiones.
- Pide comentarios a los asistentes sobre sus opiniones o cómo se sienten durante la reunión: Pregunta a los asistentes que compartan sus opiniones y sentimientos durante la reunión para que puedas ajustar tu enfoque y lograr una reunión más efectiva y satisfactoria para todos.
¿Qué evitar para hacer reuniones virtuales efectivas?
Así como hay recomendaciones para hacer, hay acciones que deberías evitar o considerar para que no arruinen los propósitos de la reunión:
- Falta de claridad en los objetivos: Es importante que todos los participantes de la reunión virtual estén claros sobre los objetivos y temas que se van a tratar. Si la reunión carece de una agenda clara y bien definida, puede resultar en una pérdida de tiempo.
- Multitasking: Aunque es tentador hacer otras cosas mientras se está en una reunión virtual, como revisar el correo electrónico o navegar por la web, esto puede afectar la atención y la participación.
- Falta de preparación: Los participantes deben estar preparados para la reunión, lo que incluye tener los documentos y materiales necesarios a mano, para no retrasar o interrumpir la reunión.
- Falta de participación activa: Si no promueves la participación activa en la reunión virtual, puede ser difícil saber si los asistentes están prestando atención y en sintonía con el grupo. Asegúrate de hacer preguntas para mantener la conversación fluida y dejar espacio para el networking.
En resumen
Estar preparado para dirigir un reunión virtual es fundamental para que esta sea profesional y exitosa. Por eso, deberás seguir algunos consejos como elegir la herramienta adecuada, tener un punto de acceso a internet confiable, unirse a la reunión con tiempo, entre otros, para alcanzar este objetivo.
En general, el éxito de las reuniones virtuales depende de la planificación y la ejecución adecuada de las mismas, así como del comportamiento y actitud de los participantes.