¿Cómo sacar el máximo provecho a Zoom?

En la era actual de trabajo remoto y comunicación virtual, Zoom se ha convertido en una herramienta indispensable para la colaboración y las reuniones en línea. Pero, ¿estás sacando el máximo provecho de esta plataforma?

En este artículo, descubrirás un poco más sobre la funcionalidades y características de Zoom para potenciar tu experiencia de comunicación. Desde consejos para mejorar la calidad de video y audio hasta la utilización de funciones avanzadas, aprenderás cómo hacer que tus reuniones sean más productivas y cómo organizar eventos de mejor manera para optimizar la participación de tus asistentes. Sigue leyendo para saber más.

Ventajas de utilizar Zoom para reuniones y trabajo en equipo

Zoom ofrece una serie de ventajas significativas para la realización de reuniones y el trabajo en equipo, lo que ha llevado a su popularidad en todo el mundo.

En primer lugar, su facilidad de uso lo convierte en una plataforma accesible para todos los usuarios, tanto organizadores como participantes. La interfaz intuitiva permite programar y unirse a reuniones sin complicaciones técnicas.

Además, la capacidad de acceder a las reuniones de forma remota es útil para equipos dispersos en diferentes ubicaciones geográficas o para aquellos que trabajan desde casa, ya que pueden conectarse desde cualquier lugar con acceso a Internet.

Entre otras ventajas, tenemos las siguientes:

1. Diversidad de Reuniones: Zoom se adapta a distintos formatos de reuniones, desde encuentros uno a uno hasta conferencias masivas y webinars.
   
2. Comunicación Multimodal: La plataforma ofrece opciones de videoconferencia, llamadas de voz y chat, brindando flexibilidad en los métodos de comunicación.
   
3. Grabación de Reuniones: Zoom permite grabar las sesiones para que los asistentes puedan acceder a ellas posteriormente o para fines de referencia y archivo.
   
4. Seguridad y privacidad: Zoom ha mejorado sus medidas de seguridad, incluyendo contraseñas, salas de espera y encriptación de extremo a extremo.
   
5. Integración con otras herramientas: Zoom se integra con diversas aplicaciones y herramientas de productividad, mejorando la eficiencia del flujo de trabajo.
   
6. Interacción social y emocional: A pesar de ser virtual, Zoom permite ver expresiones faciales y escuchar el tono de voz, lo que mantiene una conexión más cercana entre los miembros del equipo.

7 funciones que deberías usar para aprovechar Zoom

A continuación, te señalamos algunas funcionalidades de Zoom que puedes activar en la parte de configuración para aprovechar al máximo tu próxima reunión:

Habilita salas de espera

Es una función que permite al anfitrión de una reunión o webinar controlar el acceso de los participantes antes de que puedan unirse a la sesión principal. Cuando esta función está activada, los invitados que intenten unirse a la reunión se encuentran en una "sala de espera" virtual hasta que el anfitrión les permita ingresar a la reunión principal.

Mientras los participantes están en la sala de espera, el anfitrión puede enviar mensajes de chat a todos o a individuos específicos para brindar información adicional o comunicarse con ellos antes de admitirlos a la reunión principal.

Divide la reunión en salas de grupos

Es una función que permite al anfitrión de una reunión separar a los participantes en grupos más pequeños y privados. También conocido como "salas de breakout", cada una funciona de manera independiente y permite que los participantes asignados a esa sala puedan tener discusiones o colaboraciones en privado dentro de ese grupo más reducido para luego volver a la reunión principal.

Establece fondos virtuales

Es una opción divertida y práctica que te permite personalizar tu entorno durante videollamadas o reuniones. Puedes utilizar fondos virtuales para ocultar fondos desordenados, mantener la privacidad de tu ubicación o simplemente agregar un toque creativo a tus interacciones en línea.

Es importante tener en cuenta que la función de fondos virtuales funciona mejor en entornos bien iluminados y con un fondo uniforme y estático. Si el fondo real es muy complejo o cambia constantemente, la detección de fondo puede no ser tan precisa.

Usa los atajos de teclado

Esto implica utilizar combinaciones de teclas específicas para realizar ciertas acciones y funciones de manera más rápida y eficiente durante una reunión o videollamada en la plataforma Zoom. Algunos accesos directos son:

Ctrl + Alt + Mayús: Mueve los planos a los controles de reunión de Zoom.

Ctrl + arriba: Ir al chat anterior.

Ctrl + abajo: Ir al siguiente chat.

F6: Para desplazarse por las ventanas emergentes.

Alt + F4: Cierra la ventana actual.

Alt + A: Silencia o activa el audio.

Alt + V: Iniciar o detener vídeo.

Alt + T: Pausar o reanudar la pantalla compartida de Zoom.

Alt + R: Iniciar o detener la grabación local.

Alt + N: Cambiar de cámara.

Alt + I: Invitar a otros usuarios.

Alt + Y: Levantar o bajar la mano.

Alt + Mayús + T: Captura de pantalla.

Es importante tener en cuenta que algunos atajos de teclado pueden variar según el sistema operativo que estés utilizando (Windows o Mac). Además, es posible que Zoom actualice o modifique los atajos en versiones posteriores, por lo que es recomendable consultar la documentación oficial de Zoom para obtener la lista más actualizada de atajos de teclado.

Incorpora el modo pizarra

Esta función que permite a los participantes dibujar, escribir y colaborar en una pizarra virtual durante una reunión o sesión de compartir pantalla. El modo pizarra en Zoom es especialmente útil para reuniones creativas, sesiones de lluvia de ideas, tutoriales en tiempo real y presentaciones interactivas. Permite a los participantes expresar ideas de manera visual y enriquecer la comunicación durante las videollamadas y sesiones de trabajo en equipo.

Comienza las reuniones con micro silenciado

Esto significa que cuando los participantes ingresan a la reunión, su micrófono estará en modo "silenciado" de forma predeterminada, lo que evita ruidos o interrupciones no deseadas al inicio de la videollamada.

Los participantes pueden activar sus micrófonos cuando deseen hablar o participar en la conversación, lo que permite un flujo más ordenado de la comunicación durante la reunión en Zoom. Además, esta práctica ayuda a minimizar distracciones y mejora la experiencia general de la reunión.

Subtítulos automáticos

Esta función utiliza la tecnología de reconocimiento de voz para transcribir lo que se dice durante la videollamada y mostrar el texto en la pantalla, lo que facilita la accesibilidad y mejora la comprensión para personas con discapacidad auditiva o para aquellos que prefieren leer el contenido de la reunión.

Actualmente, los idiomas soportados son: alemán, chino (simplificado) Beta, coreano Beta, español, francés (Francia), inglés, italiano, japonés Beta, neerlandés, portugués, ruso y ucraniano.

En resumen

Zoom ofrece una plataforma eficiente y versátil para facilitar reuniones efectivas y colaboración en equipo. Sus ventajas principales incluyen la facilidad de uso, acceso remoto, comunicación multimodal y variedad de reuniones. Además, funciones avanzadas como salas de espera, modo pizarra y subtítulos automáticos mejoran la organización, productividad y accesibilidad durante las videollamadas. Zoom se destaca como una herramienta fundamental para reuniones y trabajo en equipo, permitiendo a los usuarios maximizar su experiencia en la comunicación en línea.