10 cosas de Google Sheets que no sabías

Aunque todos conocemos la popularidad y utilidad de Google Sheets como una herramienta de hojas de cálculo en línea, hay características y trucos ocultos que pueden llevar tu productividad al siguiente nivel. Ya sea que seas un novato o un usuario experimentado, estamos seguros de que encontrarás algo nuevo y emocionante en esta lista.

Así que prepárate para descubrir funciones poderosas, atajos de teclado inteligentes y otras características sorprendentes que harán que tu experiencia con Google Sheets sea aún más asombrosa. Sigue leyendo para desbloquear todo el potencial de esta herramienta versátil y mejora tu flujo de trabajo como nunca antes.

¿Para qué se utiliza Google Sheets?

Google Sheets es una aplicación de hojas de cálculo en línea que permite gestionar y analizar datos de manera colaborativa. Con ella, puedes organizar información, realizar cálculos, crear gráficos y visualizaciones, además de colaborar en tiempo real con otros usuarios. Es útil para tareas como la gestión de inventarios, seguimiento de proyectos, generación de informes y mucho más.

Al estar basada en la nube, se puede acceder a Google Sheets desde cualquier dispositivo con conexión a Internet, lo que proporciona flexibilidad y facilidad de uso en diferentes situaciones y entornos de trabajo.

10 trucos de Google Sheets que deberías conocer

A continuación, te mostramos los más recomendados para implementar:

#1: Traduce textos sin necesidad de otra herramienta

Para traducir textos directamente en Google Sheets, puedes utilizar la función "GOOGLETRANSLATE". Solo tienes que ingresar la fórmula "=GOOGLETRANSLATE(texto, idioma_origen, idioma_destino)" en una celda, reemplazando "texto" con el contenido a traducir, "idioma_origen" con el idioma actual del texto y "idioma_destino" con el idioma al que deseas traducir. Al aplicar la fórmula, Google Sheets traducirá automáticamente el texto sin necesidad de utilizar otra herramienta externa. Es una manera rápida y sencilla de obtener traducciones en tus hojas de cálculo.

#2: Combinaciones de teclas

Al utilizar Google Sheets, puedes aprovechar varias combinaciones de teclas para agilizar tu experiencia y mejorar la productividad. Aquí hay algunas combinaciones de teclas útiles:

• Ctrl + C / Cmd + C: Copiar el contenido de una celda o un rango seleccionado.
  
• Ctrl + X / Cmd + X: Cortar el contenido de una celda o un rango seleccionado.
  
• Ctrl + V / Cmd + V: Pegar el contenido copiado o cortado en la celda seleccionada.
  
• Ctrl + Z / Cmd + Z: Deshacer la última acción.
  
• Ctrl + Y / Cmd + Y: Rehacer la última acción deshecha.
  
• Ctrl + F / Cmd + F: Abrir la barra de búsqueda para buscar contenido en la hoja.
  
• Ctrl + H / Cmd + H: Abrir la barra de búsqueda y reemplazo para encontrar y reemplazar contenido en la hoja.
  
• Ctrl + P / Cmd + P: Abrir el diálogo de impresión para imprimir la hoja.
  
• Ctrl + A / Cmd + A: Seleccionar todo el contenido de la hoja.
  
• Ctrl + Shift + L / Cmd + Shift + L: Alternar la vista de filtros automáticos para una selección de celdas.
  
• Ctrl + Alt + V / Cmd + Option + V: Pegar opciones especiales, como pegar solo valores o fórmulas.
  
• Ctrl + ; / Cmd + ;: Insertar la fecha actual en una celda.
  
• Ctrl + Shift + ; / Cmd + Shift + ;: Insertar la hora actual en una celda.
  

Estas combinaciones de teclas pueden variar según el sistema operativo y el navegador que estés utilizando. Utilizar estas atajos te permitirá agilizar tus tareas en Google Sheets y aprovechar al máximo esta herramienta de hojas de cálculo en línea.

#3: Detectar idioma

Si no sabes el idioma en el que fue escrito el documento, esta función te solucionará la vida. Para detectar automáticamente el idiomas, ingresar la fórmula "=DETECTLANGUAGE(texto)" en una celda, reemplazando "texto" con el contenido del cual deseas detectar el idioma. Al aplicar la fórmula, Google Sheets analizará el texto y mostrará el código del idioma detectado. Por ejemplo, "en" para inglés, "es" para español, etc. Es una forma rápida y sencilla de identificar el idioma de un texto sin necesidad de utilizar otra herramienta externa.

#4: Bloquea las celdas para evitar ediciones

Aunque Google Sheets facilita la colaboración entre varias personas en un mismo archivo, es posible que no desees conceder acceso total de edición a todos los usuarios. Una forma de restringir el acceso es editar la posibilidad de edición de ciertas celdas. Para hacerlo, sigue estos pasos:

1. Selecciona las celdas o el rango que deseas bloquear.
2. Haz clic derecho en la selección y elige la opción "Formato" en el menú desplegable.
3. Luego, selecciona "Proteger hoja".
4. En el panel de protección que aparece a la derecha, activa la casilla "Bloquear rangos".
5. Haz clic en el botón "Establecer permisos" y selecciona quiénes pueden editar la hoja (puedes elegir entre "Solo yo", "Solo algunos usuarios" o "Solo yo y algunos usuarios").
6. Haz clic en "Listo" para aplicar la protección.
   

Una vez bloqueadas las celdas, solo las personas autorizadas podrán realizar cambios en esas áreas específicas, mientras que el resto del contenido de la hoja seguirá siendo editable. Esta función es útil para proteger datos importantes o fórmulas en tu hoja de cálculo y evitar cambios no deseados.

#5:  Haz un checklist para tu equipo

Para crear lista de tareas, una forma genial de hacerlo es usando la opción casilla de verificación o checkbox que aparece en el menú Insertar. A continuación, te explicamos cómo hacerlo:

1. Abre Google Sheets y crea una nueva hoja de cálculo.
2. Escribe el nombre de cada actividad en la primera columna, en las celdas correspondientes.
3. Selecciona una celda junto a cada actividad donde quieras insertar una casilla de verificación.
4. Ve al menú "Insertar" y elige "Casilla de verificación".
5. Repite este proceso para todas las actividades que desees incluir en el checklist.
6. Marca cada casilla de verificación a medida que completes cada actividad.
   

Con este método, tendrás un checklist de actividades en Google Sheets con casillas de verificación que te permitirán llevar un seguimiento visual y claro del progreso de tus tareas. Es una manera sencilla y efectiva de organizar y gestionar tus actividades diarias, proyectos o cualquier lista de tareas que necesites completar.

#6: Formatea las líneas con colores

Si deseas mejorar el diseño de tu hoja de cálculo intercalando el color de fondo de las celdas, puedes seguir estos pasos:

1. Selecciona las líneas: Haz clic en el número de fila a la izquierda de la hoja de cálculo para seleccionar una fila completa. Si deseas seleccionar varias filas, mantén presionada la tecla "Shift" y haz clic en los números de fila para incluir varias filas en la selección.
   
2. Aplica el formato de colores alternados: Ve al menú "Formato" y busca la opción "Alternating colors" (Colores alternados) en la sección "Format" (Formato). Al seleccionar esta opción, Google Sheets aplicará automáticamente una regla de alternancia de colores a las filas seleccionadas.
   
3. Personaliza el formato (opcional): Puedes personalizar el esquema de colores alternados si lo deseas. Haz clic en "Editar regla" en el mensaje emergente o ve a "Formato" > "Reglas de formato condicional" para ajustar los colores y otros detalles según tus preferencias.
   

Con estos pasos, Google Sheets aplicará automáticamente colores alternados a las líneas seleccionadas, lo que facilitará la visualización y el seguimiento de la información en tu hoja de cálculo. Esta función es especialmente útil para resaltar datos y hacer que la información sea más clara y legible.

#7: Crea un pequeño gráfico en una celda

Google Sheets ofrece una manera sencilla y visual de mostrar tus números utilizando pequeños gráficos en las celdas. Si deseas crear un gráfico en una sola fila, solo necesitas escribir "=SPARKLINE(C2:E2)", asumiendo que los datos que deseas considerar están en las columnas C1 a E1.

Para crear un gráfico de minicolunas, utiliza "=SPARKLINE(C2:E2,{"charttype", "COLUMN"})". Con esta función, podrás representar tus datos en una vista gráfica más fácil de entender y analizar.

#8: Separa nombres y otros datos

¿Alguna vez te has visto en la situación de tener que separar manualmente datos como nombres y apellidos en una hoja de cálculo? Afortunadamente, Google Sheets cuenta con una función que te simplifica esta tarea. El "Split text to columns" te ayuda a organizar la información de una manera rápida y sencilla. Con esta función, podrás separar datos que se encuentran en una sola celda y distribuirlos en diferentes columnas, agilizando así el proceso de organización de datos de manera automática.

#9: Transfiere datos desde otra hoja de cálculo de Google Sheets

Otra característica que te puede ahorrar mucho tiempo es la capacidad de integrar hojas de cálculo en Google Sheets. Esto evita la tediosa tarea de copiar y pegar datos de un archivo a otro, ya que la información se transferirá automáticamente.

Esta funcionalidad se llama IMPORTRANGE. Para utilizarla, simplemente sigue el siguiente ejemplo:

=IMPORTRANGE("URL de la hoja de cálculo que deseas", "Referencia de la hoja y celda").

Por ejemplo:

=IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/prueba", "Sheet1!A:A").

Con esta función, puedes enlazar fácilmente datos de diferentes hojas de cálculo, lo que facilita la gestión y actualización de información de manera más eficiente.

#10: Conecta tu hoja de cálculo con otras aplicaciones

Además de vincular hojas de cálculo entre sí, tienes la opción de conectar tu hoja de cálculo de Google Sheets con otras aplicaciones en línea.Esto te permite obtener datos de fuentes como Instagram y Twitter, y para lograrlo, puedes utilizar Gearplug para hacer las integraciones de aplicaciones.

En resumen

Google Sheets es una herramienta poderosa y versátil que ofrece una amplia gama de funciones y trucos que pueden mejorar significativamente tu productividad y eficiencia al trabajar con hojas de cálculo. Desde la simplificación de tareas rutinarias con fórmulas y funciones avanzadas hasta la colaboración en tiempo real y la integración con otras aplicaciones.

Además, aprender a utilizar los trucos antes explicados te permitirá ahorrar tiempo, realizar análisis más profundos y aprovechar al máximo el potencial de Google Sheets en tus tareas diarias y proyectos.